Für von uns erbrachte Leistungen gelten die nachfolgenden Geschäftsbedingungen.
Hiervon abweichende Geschäftsbedingungen unserer Kunden finden keine Anwendung.

1. Anmeldungen zu Veranstaltungen

Anmeldungen zu Kongressen und Seminaren sind schriftlich, per Fax oder online über unsere Homepage an uns zu senden. Sie erhalten nach Eingang Ihrer Anmeldung eine Anmeldebestätigung und Ihre Rechnung. Damit ist Ihre Anmeldung verbindlich. Der Rechnungsbetrag ist nach Erhalt der Rechnung fällig. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer – bei Kongressen pro Kongresstag, bei Seminaren pro Seminar. Zahlungen erfolgen bitte erst nach Erhalt der Rechnung unter Angabe der Rechnungsnummer. Sie erhalten rechtzeitig vor den Veranstaltungen konkrete Informationen zu Anfangszeiten, Veranstaltungsort usw. Einlass zur Veranstaltung kann nur gewährt werden, wenn die Rechnung rechtzeitig vor Veranstaltungsbeginn beglichen worden ist.

2. Umfang unserer Leistungen im Rahmen von Veranstaltungen

Sofern im Angebot nicht anders geregelt, sind im Teilnehmerentgelt enthalten: die Durchführung und Ihre Teilnahme an der Veranstaltung selbst, die Veranstaltungsunterlagen sowie Verpflegung während der Veranstaltung, nicht aber Ihre Reise-, Übernachtungs- und Aufenthaltskosten.

3. Teilnehmerzahl und Durchführung der Veranstaltung

Bei Absage von Referenten behalten wir uns vor, gleichwertige Ersatzreferenten zu stellen. Gelingt uns das nicht oder wird die Mindestteilnehmerzahl nicht erreicht oder liegt ein anderer wichtiger Grund vor, sind wir berechtigt, unsere Veranstaltungen zu verschieben oder abzusagen. Die Teilnehmer werden von uns umgehend schriftlich oder per E-Mail informiert. Bereits gezahlte Teilnahmebeiträge werden erstattet. Ein weiterer Schadensersatzanspruch besteht nicht.

4. Stornierung der Teilnahme an Veranstaltungen und Stellung eines Ersatzteilnehmers

Jede Stornierung muss schriftlich an uns gerichtet erfolgen: Gesellschaft für Kongressmanagement mbH, Am Osterberg 18, 21379 Rullstorf; kontakt@gfkm.org. Eine kostenlose Stornierung ist bis 30 Tage vor Veranstaltungsbeginn möglich. Bei Stornierung bis 14 Tage vor Veranstaltungsbeginn wird der halbe, danach der gesamte Tagungsbeitrag erhoben – ebenso bei Nichterscheinen ohne Stornierung oder Abbruch der Teilnahme. Ein Ersatzteilnehmer kann jederzeit gestellt werden. Hinsichtlich der Einhaltung der Fristen ist der Eingang der Mitteilung bei uns maßgeblich.

5. Vorbehalt

Absage, Unterbrechung, Verlegung, Schließung der Veranstaltung

1. Wir sind berechtigt, die Veranstaltung in begründeten Ausnahmesituationen zeitlich und/oder örtlich zu verlegen, zu verkürzen, abzubrechen, vorübergehend zu unterbrechen, teilweise zu schließen oder abzusagen. Eine begründete Ausnahmesituation, welche eine derartige Maßnahme rechtfertigt, liegt vor, wenn zureichende tatsächliche Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass die geplante Durchführung oder Fortsetzung der Veranstaltung zu einer konkreten Gefährdung von Leib oder Leben oder von Sachen mit erheblichem Wert führen kann. Ebenso liegt eine begründete Ausnahmesituation vor, wenn aufgrund der aktuell weiterhin andauernden Corona-Pandemie aufgrund von für den Veranstaltungsort (Hotel, Eventlocation, Kongresszentrum etc.), in dem unsere Veranstaltung stattfinden soll, oder für uns zu beachtende Vorgaben zur Eindämmung/Bekämpfung der Pandemie (z.B. Infektionsschutzgesetz, Allgemeinverfügung der für den Gesundheitsschutz örtlich zuständigen Behörde) Veranstaltungen mit der geplanten/angemeldeten Teilnehmerzahl nicht oder nur unter erheblichen Auflagen durchgeführt werden können.
2. Uns stehen die Rechte nach Abs. 1 ebenfalls zu, wenn aufgrund von höherer Gewalt (z. B. behördliche Anordnung oder dringende behördliche Empfehlung, Arbeitskampf, Terror- oder sonstige Gefahr für Leib oder Leben, Naturereignisse, Pandemien, Epidemien) die störungsfreie Durchführung der Veranstaltung in einem Maße beeinträchtigt oder gefährdet ist, dass der mit der geplanten Durchführung angestrebte Veranstaltungszweck für Teilnehmer oder für uns nicht oder nur mit erheblichen Einschränkungen erreicht werden kann.
3. Wir treffen die Entscheidungen nach Abs. 1 und Abs. 2 als Veranstalterin nach eigenem pflichtgemäßem Ermessen. Bei der Entscheidung sind die Interessen aller betroffenen Teilnehmer (insbesondere Konferenzteilnehmer, Redner, Sponsoren etc.) sowohl hinsichtlich des Veranstaltungszwecks, als auch hinsichtlich der gebotenen Sicherheitsüberlegungen zu berücksichtigen. Über Änderungen zu Zeit und Ort der Veranstaltung werden die Teilnehmer so früh wie möglich informiert.

Rechtsfolgen bei Änderung, Absage, Unterbrechung, Verlegung, Schließung der Veranstaltung

4. Bei der vollständigen Absage vor Beginn der Veranstaltung bleibt der Teilnehmer zur Zahlung eines Kostenbeitrags zur Deckung der von uns für die Veranstaltung aufgewendeten Vorlaufkosten in Höhe von 25% des vereinbarten Entgeltes verpflichtet. Beginnend mit dem Zeitpunkt der Absage werden wir von unserer vertraglichen Leistungspflicht frei.
5. Bei einer Verlegung (örtlich oder zeitlich) oder Verkürzung der Veranstaltung Zeit vor Beginn der Veranstaltung gilt der Vertrag als für den neuen Veranstaltungsort oder Veranstaltungszeitraum geschlossen.
6. Bei einem vorzeitigen Abbruch (Absage, Verkürzung), einer vorübergehenden Unterbrechung oder einer teilweisen Schließung nach Beginn der Veranstaltung oder bei verspätetem Beginn bleibt das Recht des Teilnehmers zur Teilnahme an dem nicht abgesagten Teil der Veranstaltung und zur Zahlung des vollständigen vereinbarten Entgeltes bestehen. Dem Teilnehmer sind anteilig die Kosten zu erstatten, die infolge des Abbruchs oder der teilweisen Schließung nicht entstehen (ersparte Aufwendungen).

6. Urheber- und Nutzungsrechte

Sämtliche Ihnen im Zusammenhand mit der Veranstaltung zur Kenntnis gelangten Informationen und Unterlagen sind urheberrechtlich geschützt und dürfen ohne unsere schriftliche Genehmigung ausschließlich für den mit der Veranstaltung bestimmten Zweck genutzt werden. Die Weitergabe der Unterlagen an Dritte ist nicht gestattet. Die Gesellschaft für Kongressmanagement übernimmt keine Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der von den Referenten bereitgestellten Informationen und Unterlagen. Für etwaige Schäden, die durch Nutzung derartiger Informationen entstehen, haftet allein der Referent.

6. Haftung

Schadensersatzansprüche jeglicher Art gegen uns und unsere gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen sind ausgeschlossen, es sei denn, es liegt Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit oder die Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht vor. Unter einer wesentlichen Vertragspflicht in diesem Sinne ist jede Pflicht gemeint, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Teilnehmer regelmäßig vertrauen darf. Eine Haftung für Folgeschäden aufgrund der Verschiebung und Absage von Veranstaltungen ist ausgeschlossen. Alle vorstehenden Haftungsbeschränkungen und –ausschlüsse gelten nicht für eine Haftung bei der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.

8. Datenschutz

Die bei der Anmeldung eingegebenen persönlichen oder geschäftlichen Daten werden von uns zur Rechnungsstellung, Abwicklung der Veranstaltungsanmeldung sowie zur weiteren Betreuung des Kunden verwendet. Darüber hinaus werden sie für den Versand von Informationsmaterialien über weitere für den Teilnehmer eventuell interessante Veranstaltungen gespeichert. Sie können der Verwendung Ihrer Daten zum letztgenannten Zweck jederzeit widersprechen.

9. Gerichtsstand

Der Gerichtsstand ist Lüneburg.

10. Salvatorische Klausel

Sollten eine oder mehrere Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder eine Regelungslücke enthalten, so werden die Parteien die wirksame oder unvollständige Regelung durch angemessene Bestimmungen ersetzen oder ergänzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der gewollten Regelung am nächsten kommen.

Stand 01/2022